Arti dan Fungsi Otomatisasi Perkantoran

O

tomatisasi dalam bahas Inggris disebut automation memiliki padanan kata mechanization dan computerization (Lernout & Hauspie Speech Product N.V., 1993). Automation memiliki dua makna yaitu:

 1) the use of automatic equipment to save mental and manual labour (penggunaan peralatan otomatis untuk menghemat pikiran dan tenaga)

2) the automatic control of the manufacture of a product through its successive stages (kendali otomatis dalam pembuatan suatu produkdengan tahapan yang sistematis). Mechanization yang memiliki kata kerja mechanize memiliki arti give a mechanical character to (menerapkan system mekanis), dan compurization dengan kata kerja computerize mengandung makna: 1) equip with a computer, install a computer in (menggunakan computer) dan 2) store,perform, or produce by computer (menyimpan, melaksanakan, atau menghasilkan dengan komputer) (AND Complex for Windows, 1993).

U

raian definisi otomatisasi diatas, menunjukkan esensi makna otomatisasi yaitu proses penggunaaan peralatan otomatis yang memiliki sistem kerja sistematis. Otomatisasi akan berdampak pada pengurangan penggunaan tenaga manusia, yang tentu saja akan menimbulkan masalah tersendiri.Otomatisasi sangat berkaitan erat dengan mekanisasi dan komputerisasi. Hal ini mengisyaratkan bahwa otomatisasi berarti penggunaan alat-alat mekanis dan lebih khususnya komputer. Dengan kata lain, membahas otomatisasi berarti mengupas berbagai peralatan mekanis dan komputer, tentu saja dengan tetap memperhatikan relevansinya dengan objek yang diotomatisasi, dalam hal ini perkantoran.

Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan (services) dalam perolehan, pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Cakupan aktivitas perkantoran meliputi kegiatan-kegiatan seperti pencatatan, pembuatan dan pengolahan naskah (word processing); penyajian/display, pengelompokan/sortir, dan kalkulasi data (spreadsheet); pengelolaan database; melakukan perjanjian,  pertemuan, dan penjadwalan (appointment); presentasi; korespondensi; dokumentasi; dan sebagainya.

Otomatisasi perkantoran berarti pengalihan fungsi manual peralatan kantor yang banyak menggunakan tenaga manusia kepada fungsi-fungsi otomatis dengan menggunakan peralatan mekanis khususnya komputer. Waluyo (2000) menegaskan bahwa era otomatisasi perkantoran dimulai bersamaan dengan berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk keperluan perkantoran.

O

tomatisasi perkantoran tidak bisa dipisahkan dari teknologi perkantoran sebab otomatisasi merupakan bentuk pengembangan teknologi, dalam hal ini pergeseran dari teknologi manual kepada teknologi otomatis. Pakpahan (2006) menjelaskan teknologi perkantoran sebagai berikut:

“Teknologi perkantoran adalah bagaimana proses mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, mengirim dan menyimpan bahan-bahan keterangan secara efisien dengan menggunakan mesin-mesin. Oleh karena itu perlu sekali mengenal tentang jenis mesin untuk keenam macam kegiatan itu dan bagaimana cara menggunkannya. Untuk dapat menggunakannya dengan baik perlu mengetahui ciri-ciri tiap-tiap mesin, cara kerjanya, bagian-bagiannya dan cara-cara pemeliharaannya”.

Paparan di atas mengisyaratkan bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses peralihan dalam teknologi perkantoran. Dengan kata lain, mempertegas definisi sebelumnya, bahwa otomatisasi perkantoran merupakan proses pengalihan metode pencatatan, penghimpunan, pengolahan, penggandaan, pengiriman, dan penyimpanan bahan-bahan keterangan dari metode manual yang banyak melibatkan tenaga manusia kepada metode otomatis yang banyak melibatkan operasi mesin otomatis bahkan komputer.

Sedikit mereview teknologi perkantoran yang lazim diterapkan, umumnya mencakup penggunaan peralatan yang dapat dikelompokkan sebagai berikut:

Dilihat dari tenaga penggeraknya, yaitu:

Ø  Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenaga manusia.

Ø  Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai.

Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya:

Ø  Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.

Ø  Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel.

Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor, yaitu:

Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan diantaranya;

·         Mesin tulis

·         Mesin dikte

·         Mesin penomor

·         Asahan pensil

Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan;

·         Pembuka surat

·         Mesin penjilid

·         Hechtmachine

·         Pemotong kertas

·         Pencatat uang kas

Mesin-mesin untuk mengolah bahan keterangan;      

·         Mesin jumlah

·         Mesin hitung

·         Komputer

Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan;

·         Mesin stensil

·         Mesin stencil spirtus

·         Mesin fotocopi

·         Mesin perekam sheet

·         Mesin offset

·         Berbagai mesin cetak

Mesin-mesin untuk mengirmkan bahan keterangan;

·         Telepon dan interphone

·         Teleprinter

·         Facsimile

Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keterangan;

·         Mikrofilm

·         Penghancur kertas

·         Pelubang kertas/kartu

Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi proses/kegiatan perkantoran. Seiring dengan desakan global dan perkembangan teknologi informasi yang menuntut terselesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan akurat, kebutuhan peralihan metode dari manual ke otomatis sudah menjadi keniscayaan untuk segera dipenuhi. Namun, bukan berarti dengan serta merta meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi.